Новосибирский государственный технический университет

Ежемесячный информационный бюллетень Издается с января 1992 г.
Архив выпусков бюллетеня "НГТУ Информ": сентябрь 2011 г. – декабрь 2015 г.

Развитие информационной системы НГТУ

1. Развитие подсистемы поддержки приемной кампании
1.1. В 2012 году был добавлен сервис, связанный с оповещением абитуриентов, изъявивших желание, посредством SMS: сообщения о приеме документов, о рекомендации поступления на бюджет (подлинник), о зачислении, о числе поданных заявлений за день и о числе поданных заявлений с начала приемной кампании, о предоставлении места в общежитии (с указанием даты заселения, электронное письмо о предоставлении места в общежитии с подробным описанием процедуры заселения).
В сервисный центр, с которым у университета заключен договор, передаются сообщения, сформированные в информационной системе НГТУ, которые далее рассылаются по операторам сотовой связи. Схема взаимодействия приведена на рисунке 1.
р1.gif
За приемную кампанию 2012 года эта услуга обошлась университету приблизительно в 15 тыс. рублей.
К осени 2013 года планируется разработать такие средства оповещения студентов со стороны сотрудников деканатов, Центра международного обучения, преподавателей (sms, e‑mail, личный кабинет студента).
1.2. Реализована процедура автоматизированного экспорта данных о подаче заявлений, зачислений в университет, отчислениям по результатам сессии в Федеральную информационную систему.

2. Развитие системы оперативной
и аналитической отчетности
Одна из важнейших задач информационной системы — предоставление аналитической информации (отчетов) обо всех бизнес-процессах: проведении приемной кампании, о сессионных периодах, об успеваемости и пр. — для принятия администрацией университета и руководителями факультетов, кафедр и подразделений взвешенных, правильных решений.
В информационной системе за семь лет накоплен большой объем данных (данные о кадровом и студенческом составе, успеваемости, вступительных баллах абитуриентов), которые представляют интерес с точки зрения их анализа.
Например, можно отметить, что абитуриенты, сдававшие выездные экзамены по материалам НГТУ, имеют более высокие баллы и по отдельным дисциплинам, и в разрезе отдельной конкурсной группы. Однако при этом результаты, показанные в первую зимнюю сессию студентами, которые сдавали экзамены по материалам НГТУ, значительно ниже, чем у студентов, поступавших по материалам ЕГЭ. Если у студентов, поступавших по материалам ЕГЭ, прослеживается корреляция — чем выше балл ЕГЭ, тем лучше результаты в сессию, то у студентов, которые поступали по материалам НГТУ, результаты в сессию никак не коррелируют с баллами при поступлении: студент может получить любую оценку независимо от того, с каким баллом он поступал.
Многие из этих отчетов сотрудники и преподаватели могут формировать самостоятельно (подраздел «Аналитические отчеты» раздела «Корпоративные ресурсы» на портале НГТУ), пользуясь размещенной наряду с отчетами Инструкцией по работе со сводными таблицами. Добавляя и перемещая отдельные поля на экране в строки и столбцы таблицы, пользователь может самостоятельно генерировать нужные ему отчеты.
Центр информатизации университета по предложению администрации и руководителей подразделений готов подготовить любые необходимые отчеты.

3. Построение системы электронного документооборота
3.1. Внедрение процедуры подписания договоров на закупку без организации торгов по технологии «одного окна»
В рамках развития системы электронного документооборота в прошлом году была внедрена процедура подписания договоров на закупку товаров, работ и услуг без организации торгов по технологии «одного окна».
Основные цели:
1) упорядочить процедуру подписания договоров;
2) уменьшить время прохождения договора по всей цепочке его согласования;
3) уменьшить объем работы подразделения, инициирующего закупку;
4) автоматизировать расчет остатков по квартальным лимитам на заключение договоров без проведения процедуры организации торгов;
5) обеспечить возможность контроля прохождения договора представителем подразделения, инициирующего договор (закупку) и представителем администрации.
С 1 ноября 2012 года была запущена подсистема подписания договоров на закупку товаров, работ и услуг без организации торгов, схема работы которой представлена на рисунке 2.
р2.gif
За неполные семь месяцев через систему прошло почти 900 договоров (800 — уже подписаны, 93 — в стадии подписания). Среднее время прохождения договора — 6 дней (с учетом праздничных и выходных дней).
Состав подсистемы: веб-средства для регистрации договоров подразде­лениями-инициаторами; программные средства для регистрации и контроля прохождения договоров на рабочих местах участников цепочки визирования (юридическая служба, ОМТС, ПФО, бухгалтерия, секретари, ректор, проректоры), веб-средства для контроля прохождения договора представителями подразделений-инициаторов и сотрудниками администрации.
Проблемы:
• отсутствие держателя бизнес-процесса (автоматизация бизнес-процесса подписания договоров на закупку товаров, работ и услуг без организации торгов выполнена по распоряжению администрации университета, однако никто со стороны администрации работу этого бизнес-процесса не контролирует);
• нарушение регламента сотрудниками визирующих служб;
• нарушение регламента регистрации договоров сотрудниками подразделений-инициаторов договоров;
• нарушение регламента руководителями подразделений;
• некорректное поведение руководителей ряда подразделений.
3.2. Организация электронной рассылки нормативных документов
Цель — переход от распространения приказов и других документов в бумажном виде к электронной рассылке. Эта процедура запущена с 20 мая 2013 года на платформе корпоративной почтовой системы.
Общая схема: для всех подразделений университета создаются почтовые рассылки с именами, которые ассоциированы с названиями подразделений (avt — кафедра автоматики, fpmi — деканат ФПМИ, ок — отдел кадров и т. д.).
В корпоративной почтовой системе создаются почтовые ящики (e‑mail) для ответственных сотрудников подразделений, на адреса которых будет приходить рассылка для подразделения: для кафедр — заведующий кафедрой, его заместитель, ученый секретарь, технический секретарь; для подразделений — руководитель подразделения, лицо, ответственное за контроль получения приказов.
Рассылку осуществляют сотрудники общего отдела: формируется электронная копия утвержденного документа (сканируется и сохраняется в формате PDF), электронный документ размещается в библиотеке нормативных документов в корпоративной системе (http://ciu.nstu.ru/docushare/), автоматически формируется письмо (рисунок 3), в котором есть ссылка на этот документ, сформированное письмо рассылается по всем подразделениям в соответствии со списком рассылки. Для того чтобы сотрудники общего отдела могли это сделать, лицо, ответственное за издание приказа (указания), передает в общий отдел оригинал подписанного документа в одном экземпляре и сведения о перечне подразделений, в которые должно быть отправлено уведомление о размещенном в библиотеке нормативных документов утвержденном приказе (указании).
р3.gif
Получив уведомление о выходе нового приказа (указания) в корпоративной почтовой системе, указанные выше сотрудники подразделения находят приказ (указание) в Библиотеке нормативных документов, знакомятся с ним, знакомят своих подчиненных, при необходимости могут его распечатать, вывесить в подразделении для ознакомления сотрудников.
Предлагаемая технология распространяется на указания и приказы общего назначения. Приказы по отделу кадров, по студенческому составу готовятся и распространяются в бумажном виде по существующей схеме.
3.3. Создание корпоративной почтовой системы
Создание в университете корпоративной почтовой системы очень важно как с точки зрения имиджа НГТУ, так и для удобства эффективного делового общения сотрудников вуза.
Созданная сотрудниками ЦИУ на базе Microsoft Exchange Server и готовая к открытию корпоративная почтовая система ставит следующие цели:
• предоставление возможности всем преподавателям и сотрудникам университета получить почтовый адрес в корпоративной почтовой системе;
• предоставление возможности доступа к корпоративной почтовой системе 24х7 без ограничений по месту и способу подключения (со стационарных рабочих мест в НГТУ, домашних компьютеров, мобильных устройств, из сети Интернет и т. д.);
• внедрение с развитием корпоративной почтовой системы современных пользовательских сервисов;
• отказ в перспективе от почтовых серверов, поддерживаемых на уровне факультетов и подразделений.
Все преподаватели и сотрудники могут получить корпоративный почтовый ящик с адресом вида фамилия@corp.nstu.ru. При этом не предполагается обязательное использование преподавателями и сотрудниками корпоративной почтовой системы. Выбор, какую почтовую систему использовать, остается за сотрудниками.
Варианты подключения к корпоративной почтовой системе:
1) Подключение к корпоративной почтовой системе преподавателей и сотрудников, не имеющих почтового адреса ни в одной из почтовых систем НГТУ или пользующихся почтой на публичном сервисе (mail.ru, yandex.ru и т. д.).
В личном кабинете пользователь получает логин, являющийся его электронным адресом, пароль и приступает к работе (рисунок 4).
р4.gif
2) Подключение к корпоративной почтовой системе преподавателей и сотрудников, имеющих почтовый ящик на одном из почтовых серверов университета (почтовый сервер в ЦИТ или в подразделении).
Пользователь получает логин, который является электронным адресом, и пароль, обращается к администратору почтового сервера подразделения и выполняет перенаправление на сервер корпоративной почтовой системы (рисунок 5).
р5.gif
В результате в почтовый ящик пользователя приходят сообщения, адресованные как на адрес пользователя в корпоративной почтовой системе, так и на ранее используемые им адреса на других почтовых серверах университета.
3) Подключение к корпоративной почтовой системе преподавателей и сотрудников, имеющий адрес корпоративный почтовый ящик на одном из почтовых серверов вне университета (например, почтовый сервер в одном из институтов Академгородка, где у преподавателя и сотрудника основное рабочее место).
В этом случае сотрудник получает почтовый адрес в корпоративной почтовой системе НГТУ, обращается к сотрудникам ЦИУ, и те выполняют перенаправление сообщений, посланных на адрес пользователя в корпоративной почтовой системе на указанный почтовый сервер, который находится вне университета (рисунок 6).
р6.gif
4) Подключение к корпоративной почтовой системе подразделения или факультета, имеющего собственный почтовый сервер в НГТУ.
Подразделение или факультет полностью переходят на использование корпоративной почтовой системы — в результате совместной работы системного администратора подразделения и сотрудников ЦИУ почтовая зона (например, is.nstu.ru) целиком включается в корпоративную почтовую систему (рисунок 7). В этом случае подразделение освобождается от необходимости поддерживать свой почтовый сервер.
р7.gif
Центр информатизации университета готов к внедрению корпоративной почтовой системы. Однако открытие доступа к корпоративной почтовой системе — это первый шаг, который повлечет за собой сопровождение этой корпоративной почтовой системы, это очень трудоемкая работа.
Внедрение таких масштабных проектов, как доменная и почтовая системы, требует:
— пересмотра сложившейся в университете системы IT-администрирования: необходимо либо сделать институт системных администраторов на местах по-настоящему работающим, либо перейти к более централизованной системе IT-администрирования;
— структурной реорганизации IT-подразделений в вузе, отвечающих за информатизацию университета с целью повышения эффективности их работы.

4. Другие направления работы в рамках развития информационной системы, реализуемые в настоящее время ЦИУ
• Подсистема сбора и верификации показателей деятельности кафедр для автоматизации расчета стимулирующих выплат преподавателям и сотрудникам кафедр.
• Развитие электронно-библиотечной системы (совместно с Научной библиотекой НГТУ).
• Подсистема управления имущественным комплексом.
• Подсистема ввода и учета печатных работ.
• Подсистема сбора заявок для распределения мест в профилакторий и летние лагеря (студенты).
• Подсистема визуализации заселенности общежитий.
• Составление расписания (обкатка на заочном факультете).
• Подсистема автоматизации дополнительного профессионального образования.
• Организация сервиса виртуальных рабочих мест с использованием концепций виртуализации и облачной платформы на ресурсах Грид-системы.
Тезисы сообщения директора Центра информатизации университета доцента В. М. Стасышина

Выпуск № 6 (233); 26 июня 2013 г.